Dans de nombreux secteurs d’activité, les salariés doivent effectuer des déplacements professionnels à la demande de l’entreprise. Certaines fois, ces déplacements s’effectuent à l’étranger. Que ce soit pour l’employeur ou l’employé, il y a des astuces à savoir pour gérer ces voyages professionnels.
Qu’est ce qu’un déplacement professionnel
Un voyage ou déplacement professionnel est un trajet effectué dans le cadre du travail, à l’exclusion du trajet aller-retour entre le domicile et le lieu de travail. Chaque déplacement qui intervient à la demande de l’entreprise en dehors de ce trajet quotidien entre dans le cadre du déplacement professionnel. Pour certaines entreprises, ce déplacement peut être effectué à l’étranger. Dans ce cas, on parle plutôt de voyage d’affaires.
Ce voyage peut être effectué par un ou plusieurs salariés, sur une période donnée. La plupart du temps, le déplacement professionnel est effectué dans la journée, pour une distance courte. Si le voyage nécessite plusieurs jours, la prise en charge de l’entreprise est plus importante.
Comment se passe la prise en charge
On peut distinguer deux catégories de déplacement, en fonction du temps nécessaire et de la distance.
La première catégorie est la plus courante, il s’agit du petit déplacement. Lorsque vous devez effectué un trajet court, réalisable dans la journée, on parle de petit déplacement. Ces trajets peuvent être effectués de manière récurrente ou non, en fonction des besoins de votre société. Pour ces déplacements, certaines entreprises proposent à leurs employés des véhicules de fonction. Ainsi, le salarié n’a pas d’avance de frais à faire. Dans les autres cas, les salariés doivent effectuer une demande de remboursement par le biais d’une note de frais professionnels. Grâce à ce document reprenant vos diverses dépenses, votre employeur pourra vous indemniser des frais et d’un coefficient pour les frais kilométriques.
La deuxième catégorie est le grand déplacement. Dans ce cas précis, le déplacement ne peut s’effectuer dans la journée et nécessite une ou plusieurs nuits en dehors de votre domicile. Que ce soit en France ou à l’étranger, l’employeur doit prendre en charge les nuitées et d’autres dépenses telles que les repas. Dans la majorité des cas, c’est l’employeur qui avance les frais les plus conséquents comme les frais de transport et d’hébergement. Aussi, des cartes bancaires d’entreprise peuvent être fournies pour éviter les avances trop importantes par le salarié. Que vous régliez les frais annexes avec votre carte bancaire personnelle ou une carte corporate, vous devez toujours conserver les reçus afin de justifier de vos dépenses.